Nowe wyzwania podczas procesów transformacji stanowisk pracy

22 sierpnia 2022

Sprawna i bezpieczna praca zdalna to ważny, ale już niejedyny argument, zachęcający do transformacji miejsc pracy. – Budowa cyfrowych stanowisk pracy w 2022 roku różni się od procesów planowanych jeszcze kilkanaście miesięcy temu. Oczekiwania i potrzeby organizacji dynamicznie rosną. Na znaczeniu zyskują także wyzwania takie jak odpowiedni dobór zespołów realizujących projekty oraz przekonanie kluczowych osób do zmiany – podkreślają eksperci.

Aż 64 procent organizacji z branży finansowej i 58 procent przedsiębiorstw zajmujących się sprzedażą hurtową i detaliczną zakłada, że w postpandemicznej rzeczywistości ich pracownicy będą działać zdalnie przez ponad 40 proc. czasu pracy – wynika z danych Fujitsu („Global Digital Transformation Survey Report − Priorities in the post-pandemic world”). Wśród firm funkcjonujących w branżach, w których praca zdalna jest trudna lub niemożliwa, także wzrasta zainteresowanie m.in. narzędziami umożliwiającymi wirtualizację poszczególnych procesów.

Specjaliści podkreślają, że rosnące oczekiwania firm, związane z budowaniem nowoczesnych środowisk pracy, wymagają dynamicznego i indywidualnego podejścia. Coraz częściej pojawiają się zapytania m.in. o rozwiązania wstępnie sparametryzowane lub szyte na miarę, które budowane są zgodnie z potrzebami klientów. Odpowiedzią są np. projekty wykorzystujące wirtualizację, automatyzację obsługi czy współpracę z chmurą.

Punkt startowy – nie tylko pandemia

Przez ostanie dwa lata dyskusję na temat transformacji cyfrowej środowiska pracy zdominowało, jako argument, jedno słowo: „COVID-19”. W kontekście wybuchu oraz trwania pandemii, akcentowano przede wszystkim potrzebę szybkiego wdrażania bezpiecznych i efektywnych rozwiązań do pracy zdalnej. Tymczasem eksperci Fujitsu zaznaczają, że praca zdalna czy hybrydowa nie jest jedynym scenariuszem, pokazującym zalety i potrzebę rozwiązań takich jak np. VDI (ang. Virtual Desktop Infrastructure), podczas transformacji współczesnych stanowisk pracy. Z powodzeniem korzystano z nich przecież już przed pandemią, dostrzegając uniwersalne atuty. Sprawdzą się zatem także w postpandemicznej rzeczywistości, uwzględniającej różne modele pracy.

− Jeszcze zanim usłyszeliśmy pierwsze doniesienia o COVID-19, szefowie IT czy osoby odpowiedzialne za utrzymanie urządzeń końcowych, codziennie mierzyli się z wieloma wyzwaniami. Klasyczna infrastruktura EUC (ang. End User Computing) bazująca na komputerach osobistych czy laptopach, z lokalnie zainstalowanym systemem operacyjnym i aplikacjami, w których lokalnie przetwarza się i przechowuje dane, od zawsze wymagała pewnego balansowania. Trudno było uzyskać równowagę między komfortem i efektywnością pracy, a wymaganiami bezpieczeństwa i potrzebą elastycznego reagowania na zamiany. Zachowanie zdrowego kompromisu okazywało się trudne. W zależności od specyfiki branży czy priorytetów biznesu przeważało bezpieczeństwo danych i potrzeba kontroli przez IT lub tzw. user experience, a więc większa swoboda kształtowania środowiska pracy przez samych użytkowników, nastawiona na produktywność. Udana transformacja cyfrowa środowiska pracy wsparta najnowszymi technologiami jest w stanie pogodzić oba, pozornie sprzeczne cele, choć droga do niej zwykle nie jest prosta

– komentuje Jarosław Cichoszewski, Solutions Architect, Fujitsu Polska.

Kolejne kroki – wewnętrznie czy z zewnętrznym partnerem?

Choć impulsem do pierwszych rozważań na temat wirtualizacji środowisk roboczych mogą być często zupełnie różne przesłanki, etapy udanej realizacji są zwykle podobne. Potrzeba wdrożenia rozwiązania do pracy zdalnej niemal zawsze wiąże się z wątpliwościami odnośnie do bezpieczeństwa danych, przepustowości sieci i zdalnego zarządzania. Utrzymanie środowisk i aplikacji oznacza rozwiązanie zagadnień takich jak sposób ich udostępniania, publikowania, utrzymania czy aktualizacji. Większość organizacji zwykle zwraca się z tymi zadaniami do własnego działu IT, zlecając opracowanie nowych procedur we współpracy z użytkownikami. Czy to jedyne słuszne rozwiązanie?

− Dział IT, nawet jeśli pozytywnie nastawiony do samej transformacji, odruchowo i działając w dobrej wierze, będzie miał tendencje do stawiania na narzędzia, procedury i schematy sprawdzone. Z kolei większość użytkowników po prostu nie lubi zmian. W efekcie nawet pod koniec pozornie sprawnego procesu transformacji cyfrowej, może się okazać, że gdzieś po drodze zniknęła większość oczekiwanych korzyści lub ich wpływ znacząco zmalał. Dlatego dobrą praktyką powinno być zaangażowanie w proces całej transformacji doświadczonego partnera, który oprócz dbania o końcową satysfakcję użytkowników, przeforsuje niezbędne zmiany, przeszkoli dział IT, pokaże nowe sposoby realizacji codziennych zadań. Całe szczęście coraz więcej przedsiębiorstw rozumie znaczenie tak zaplanowanego procesu

– wyjaśnia Jarosław Cichoszewski.

Ważny element – umiejętne pokonanie oporu przed zmianą

Pokonanie trudności technicznych nie jest jedynym wyzwaniem podczas procesów transformacji cyfrowej. Czasem większym problemem jest przekonanie kluczowych osób do zmiany podejścia. Tyczy się to zarówno osób odpowiedzialnych za utrzymanie systemów IT, jak i samych użytkowników. Eksperci podkreślają, że najlepszą metodą jest w takim przypadku edukacja poparta testami i projektami pilotażowymi. Próba wymuszenia na użytkownikach, żeby po prostu zaakceptowali zmianę, zamiast się do niej przekonali, to prosta recepta na porażkę całego projektu.

– Przykładem może być wirtualizacja stanowisk roboczych, której głównym priorytetem jest zachowanie dotychczas stosowanych narzędzi i procedur np. instalacji czy aktualizacji aplikacji. W efekcie może powstać dość wierne odwzorowanie fizycznej infrastruktury w postaci zwirtualizowanej. Będzie nim można co prawda zarządzać za pomocą znajomych narzędzi, ale nie będzie ono podatne na automatyzację procesów związanych z utrzymaniem, aktualizacją, ciągłym wdrażaniem poprawek bezpieczeństwa czy dynamicznym reagowaniem na zmieniające się wymagania biznesowe. Samych użytkowników taki stan może nawet satysfakcjonować. Mniej entuzjastyczne mogą okazać się osoby zarządzające organizacją, które nie będą w stanie dostrzec obiecywanych i oczekiwanych korzyści zmiany, a więc w niższych kosztów zarządzania czy wyższego bezpieczeństwa

– podsumowuje Jarosław Cichoszewski.

Zbytnie przywiązanie do sprawdzonych rozwiązań to zatem kolejna pułapka, jaka może czekać na firmy planujące cyfrową transformację miejsca pracy. Eksperci zdecydowanie podkreślają, że przygotowując się do tych procesów, należy wziąć pod uwagę aktualne wyzwania i wypracować otwartość na nowoczesne propozycje.