Sztuka optymalizacji – czyli mądre zarządzanie projektami fit-out w nieruchomościach komercyjnych

09 maja 2022

Dynamicznie zmieniające się realia rynkowe wymagają dużej elastyczności i szybkich decyzji na każdym etapie realizacji projektów. Duże firmy bazując na swoim doświadczeniu wyznaczają nowe standardy w optymalizacji kosztów.

Ostatnie dwa lata upłynęły pod znakiem dużej niepewności. Pandemia Covid-19 wywołała problemy z dostępnością pracowników budowlanych na rynku, łańcuchami dostaw i podażą materiałów. Wpłynęła także na dużą dynamikę cen. Ten rok jest kolejnym, w którym musimy zmierzyć się z trudną do przewidzenia sytuacją ze względu na wojnę toczącą się w Ukrainie. Skomplikowane czasy wymagają elastycznego zarządzania projektami i umiejętności mierzenia się z nieprzewidywalną sytuacją, co jest dużym wyzwaniem dla optymalizacji kosztów.

Cały rynek związany z branżą budowlaną, w tym firmy zajmujące się obszarem fit-out’u wnętrz, już zdążył się przyzwyczaić do ciągłych wzrostów cen materiałów i ich zbyt małej podaży, ograniczonej liczby pracowników na rynku oraz rosnących kosztów prowadzenia działalności. W czasie pandemii część realizacji była wstrzymywana, a obszary retail i hospitality doświadczyły stagnacji. Kiedy już sytuacja się nieco uspokoiła, a firmy przystosowały do post-pandemicznych realiów, przyszedł kolejny szok i konieczność adaptacji do bieżącej sytuacji. W związku z trwającą wojną w Ukrainie firmy mające tam zakłady produkujące materiały praktycznie przestały istnieć, co wiąże się z trudniejszym dostępem do nich. Mierzymy się także ze wzrostem cen paliw i stali. Nie bez znaczenia jest także wysoka inflacja w Polsce i wzrost kosztów pracowników. Tak duża liczba newralgicznych czynników mobilizuje do szukania nowych dróg, by realizować projekty sprawnie, terminowo i w zakładanym budżecie. Nie bez znaczenia jest tu także wielokierunkowe, elastyczne podejście, wypracowane modele działania i doświadczenie. O wyzwaniach jakie stawia dynamiczna sytuacja gospodarczo-polityczna przed uczestnikami rynku budowlanego i sprawdzonych rozwiązaniach opowiada Renata Nowak, Chief Operating Officer w Tétris Polska.

Optymalizacja, redukcja czy coś więcej?

Pojęcie optymalizacji kosztów często stosowane jest jako synonim redukcji. Jednak te dwa terminy nie są tożsame. Optymalizacja kosztów to rodzaj inwestycji – dostarczamy klientowi jakość w najlepszej możliwej cenie. Redukcja natomiast to działania nakierowanie na minimalizację ponoszonych wydatków, często w towarzystwie rezygnacji z pewnych kosztów, działań czy funkcji przedsiębiorstwa lub przedsięwzięcia.

W dzisiejszych czasach, jak nigdy wcześniej, liczy się elastyczne podejście do wszystkich obszarów działalności firmy. To samo dotyczy kosztów – te firmy, które są w stanie je czasowo obniżać lub podwyższać mają większą zdolność do długofalowego funkcjonowania bez względu na sytuację rynkową. Z pomocą przychodzi tu nam koncepcja Value Engineering. To nic innego jak analiza działań w łańcuchu projektu, ukierunkowana na optymalizację kosztów i surowców, przy jednoczesnym sprostaniu wymaganiom klienta. Innymi słowy, szukamy czy pożądany efekt możemy osiągnąć wykorzystując zamiennik surowca lub decydując się na inny proces technologiczny.

Renata Nowak, Chief Operating Officer, Tétris

W przypadku realizacji projektów fit-out optymalizacja kosztów zaczyna się już na etapie oceny ofert podwykonawców. Tu brana jest pod uwagę nie tylko cena, ale i czas realizacji oraz wiarygodność dostawcy. Jednoczesne połączenie trzech czynników „szybko, tanio, dobrze” często nie jest możliwe do osiągnięcia, więc project manager musi jak najlepiej ocenić potrzeby klienta, potencjalne ryzyko i wybrać odpowiednie firmy do współpracy, aby sprostać wymaganiom projektu.

Oferty dla klientów przygotowywane są z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, a negocjacje związane z projektem mogą toczyć się nawet rok. Dlatego istotny jest stabilny dostawca, szczególnie w projektach długoterminowych. W ostatnim czasie wyzwaniem dla rynku są szybko zmieniające się ceny. Często oferta od podwykonawcy ważna jest przez kilka lub kilkanaście dni. Jesteśmy dużą korporacją, która ma wypracowane metody radzenia sobie z tego typu wyzwaniami. Istotne jest na tym etapie szybkie podjęcie decyzji i zapewnienie gwarancji finansowych. W ten sposób dostawca może po aktualnej cenie zamówić materiały w fabryce, a inwestycja klienta jest zabezpieczona.

Renata Nowak, Chief Operating Officer, Tétris

Globalnie i lokalnie

Przewagą firm działających na kilku rynkach jest możliwość wdrożenia globalnej polityki zakupowej. Nie ogranicza się ona tylko do analizy potrzeb zakupowych poszczególnych oddziałów i hurtowych zamówień dla całej grupy – choć jest to istotny element całości. Obejmuje ona także dogłębną analizę cen na podstawie historycznych i aktualnych kosztorysów, poleganie na długofalowych współpracach międzynarodowych czy kontrolę płatności mającą na celu zagwarantowanie sprawnej realizacji zamówień.

Dziś bardziej niż kiedyś liczą się zbudowane relacje, zaufanie, sprawdzeni dostawcy i podwykonawcy. Tétris jest firmą działająca na 18 rynkach i dążymy do jak najlepszego wykorzystania naszej globalnej skali. Ponadto w Polsce czerpiemy z ponad 20 lat naszego doświadczenia. Nie zapominamy o wartościach czy korzyściach jakie płyną z lokalnych zakupów i wspierania rodzimych producentów. Fakt, że jesteśmy dużym graczem, prowadzimy jednocześnie kilkadziesiąt projektów, przekłada się na duże zamówienia i ułatwia nam negocjacje. Na koniec dnia w przypadku doboru materiałów czy usług liczy się również odpowiednia jakość i ekologia.

Renata Nowak, Chief Operating Officer, Tétris

Ważnym elementem jest kontrolowanie procesów na każdym etapie realizacji projektu, a to ułatwia system Building Information Modeling (BIM). Przy jego wykorzystaniu osiągamy wyższy standard w zakresie planowania, projektowania, zarządzania i prowadzenia wszelkich prac budowlanych – czy to związanych z nową inwestycją czy też przebudową.

BIM to nic innego jak program, który umożliwia właściwy przepływ informacji projektowych. Pozwala m.in. na wyeliminowanie wszelkich błędów na wczesnym etapie projektowania i uniknięcie kosztownych zmian na etapie wykonawstwa. Poza tym jest doskonałym narzędziem do pilnowania harmonogramu projektu, zamówień, budowania łańcucha dostaw czy kontroli podwykonawców.

Renata Nowak, Chief Operating Officer, Tétris

Synergia przynosi korzyści

Kontynuując wątek eliminowania błędów projektowych warto zatrzymać się na chwilę przy promowanym przez Tétris modelu realizacji projektów Design and Build. To kompleksowe podejście do projektowania i wykonawstwa przestrzeni z uwzględnieniem zarówno wysokiej estetyki wnętrza, jak i parametrów finansowych. Synergia pomiędzy wizją architekta a etapem wykonawczym przekłada się na brak czasochłonnych, a przede wszystkim kosztownych przeróbek w procesie realizacji.

Na rynku fit-out’u jesteśmy obecni już ponad dwie dekady i widzimy, jak zmieniają się oczekiwania klientów. W ostatnich dwóch latach umocniła się potrzeba korzystania z doradztwa na wielu płaszczyznach. Z jednej strony potrzebują spersonalizowanych rozwiązań, z drugiej uproszczonych procesów, które nakierowane są na optymalizację kosztów oraz przejęcie odpowiedzialności za realizację projektu od początku do końca. To wszystko zawiera się w koncepcji Design and Build, którą stale dopasowujemy się do zmieniających się warunków rynkowych.

Renata Nowak, Chief Operating Officer, Tétris

Sztuka optymalizacji to jednocześnie sztuka dostosowywania się do bieżących realiów. Nadchodzące miesiące z pewnością będą wyzwaniem dla całego rynku i tylko poprzez odpowiednie umiejętności zarządzania swoimi procesami firmy będą w stanie przekonać klientów do współpracy.

Tétris jest spółką zależną JLL, firmy z listy Fortune 500. To wiodąca firma projektująca i wykonawcza. Jej misją jest projektowanie i budowanie tętniących życiem przestrzeni, które inspirują ludzi do lepszego myślenia, lepszej pracy i lepszego życia. Z globalnym zespołem inżynierów, architektów i projektantów, Tétris jest w stanie dostarczyć pełen zakres usług, aby zaspokoić potrzeby klientów od projektu po budowę i wybór mebli (FF&E). W skali globalnej, od momentu powstania w 2003 roku, firma rozwinęła się w 18 krajach na trzech kontynentach, z zespołem ponad 820 osób zlokalizowanych w 35 biurach. Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź Tétris -db.com.

Magdalena Ossowska

Senior Consultant Linkleaders

+48 502 556 846