Aż 88% firm w Polsce doświadczyło wycieku danych lub cyberataku - pokazują badania1. Procesy rekrutacyjne i HR-owe często są brane pod lupę w pierwszej kolejności - w końcu wiążą się one z gromadzeniem dokumentów z wrażliwymi danymi kandydatów i pracowników. Chociaż nie jest to oficjalna rola, rekruterzy i pracownicy HR pełnią funkcję administratorów danych osobowych i na nich spoczywa duża odpowiedzialność w przypadku naruszeń ochrony danych. Brak odpowiednich zabezpieczeń w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji - od kradzieży tożsamości po kryzys wizerunkowy.
Dlaczego dane kandydatów są takie cenne?
Dla osób odpowiedzialnych za rekrutację szczególnym zagrożeniem jest przechowywanie dokumentów aplikacyjnych w sposób niezabezpieczony. Historia zna przypadki, kiedy CV kandydatów były przechowywane na publicznie dostępnych serwerach, indeksowane przez Google. Wystarczyło wpisać imię i nazwisko, aby odnaleźć kompletne dane osobowe, co prowadziło nie tylko do nieprzyjemności związanych z wyśmiewaniem się w mediach społecznościowych z umiejętności kandydatów, ale także do realnego ryzyka kradzieży tożsamości czy ataków phishingowych
- komentuje Justyna Nowakowska, ekspertka w eRecruiter.
Bezpieczna rekrutacja
Nie można zapominać również o danych fizycznych. Przykłady skanów dowodów osobistych czy loginów i haseł do kont bankowych, znajdowanych na śmietnikach firm, to dowód na to, że najsłabszym ogniwem w ochronie danych zawsze jest człowiek. Niezależnie od skali działania firmy, każdy dokument papierowy powinien być niszczony, a dokumentacja cyfrowa zabezpieczona za pomocą szyfrowanych narzędzi online
– komentuje Justyna Nowakowska.
RODO to nie tylko obowiązek, ale i szansa
Kandydaci coraz częściej są świadomi swoich praw wynikających z RODO – pytają, jak przechowywane są ich dane osobowe, albo proszą o ich usunięcie z firmowych baz. Firmy, które nie potrafią odpowiednio zareagować, ryzykują utratą zaufania, a w skrajnych przypadkach także konsekwencje prawne. Dlatego tak ważne jest, by procedury RODO były jasne i zrozumiałe, a systemy wspierające rekrutację pozwalały na szybką i zgodną z prawem obsługę takich żądań. Kluczowe jest m.in. właściwe zarządzanie zgodami i klauzulami informacyjnymi, kontrolowanie czasu przechowywania danych oraz odpowiednie zabezpieczenia – jak polityka haseł czy szyfrowanie danych. Te elementy powinny być nie tylko dobrze zorganizowane wewnętrznie, ale też wspierane przez używaną technologię
- ocenia Katarzyna Trzaska, ekspertka w eRecruiter.
Rekruter jest administratorem danych osobowych
Dobrze chronione dane osobowe to nie tylko wymóg prawny, ale także istotny element budowania reputacji firmy. Warto pamiętać, że odpowiedzialność zaczyna się już na etapie wypełnienia formularza rekrutacyjnego – a kończy dopiero wtedy, gdy mamy pewność, że są one skutecznie i bezpiecznie usunięte
– podsumowuje Katarzyna Trzaska.
O eRecruiter
eRecruiter to najczęściej wybierany w Polsce system do zarządzania rekrutacjami, z którego korzysta już 2 tys. firm. Narzędzie wspiera rekruterów w całym procesie rekrutacji, od szybkiej publikacji ogłoszeń w wielu kanałach, przez pozyskiwanie i selekcję aplikacji, weryfikację kompetencji aplikujących, przez kontakt z kandydatami, współpracę z managerami, aż po wdrożenie do pracy wybranego kandydata i raportowanie wyników. Z pomocą systemu klienci automatyzują i przyspieszają codzienną pracę, a dzięki sprawnym i przyjaznym procesom budują silniejszy wizerunek pracodawcy.
